SharePoint: Übersicht geteilter Dateien – so funktionierts!

Obwohl es sich um ein sehr gefragtes Feature handelt, gibt es in SharePoint keine einfache Möglichkeit, sich einen Überblick über geteilte Dateien zu verschaffen. Diese Tatsache überrascht sowohl Admins als auch Endanwender. Schließlich sollte man davon ausgehen, dass eine Plattform wie Microsoft 365 eine Übersicht geteilter Daten zur Verfügung stellt, die alle nötigen Informationen an einem Ort versammelt:

Microsoft 365 bietet allerdings einige eingeschränkte Reporting-Funktionen, die wir uns im Folgenden näher ansehen.

SharePoint erlaubt das Exportieren von Berichten zur Datei- und Ordnerfreigabe für einzelne SharePoint-Sites bzw. OneDrive-Konten. Der Report wird dabei als CSV-Datei angelegt, in der für jedes Objekt und jeden Ordner aufgelistet wird, wer darauf zugreifen kann. Der Bericht zeigt ebenso den Dateityp, die Berechtigungsstufe und ob es sich um eine interne oder externe Freigabe handelt.

So finden Sie den File Sharing Report in SharePoint:

So finden Sie den File Sharing Report in OneDrive:

Neben dem Freigabebericht für einzelne Websites bietet SharePoint auch die Möglichkeit, einen übergreifenden Data Access Governance Report zu erstellen. Dieser Bericht soll dabei helfen herauszufinden, ob über bestimmte Sites zu viele Daten geteilt werden. Wichtig: Für die Nutzung des Data Access Governance Reports ist mindestens ein E5 Lizenz erforderlich.

So finden Sie den Data Access Governance Report:

Der Datenzugriffsbericht bietet jedoch entgegen seines Namens keine Übersicht geteilter Dateien, sondern listet stattdessen auf, in welchen SharePoint-Sites die meisten neuen Freigabelinks erstellt wurden (innerhalb der letzten 28 Tage).

Der Bericht lässt sich direkt im Browser öffnen und zeigt in diesem Fall jene 100 Sites mit den meisten neuen Freigaben an. Das Herunterladen eines ausführlicheren Berichts mit bis zu 10.000 SharePoint-Sites ist ebenfalls möglich (oder noch mehr bei Besitz einer SharePoint Premium Advanced Management Lizenz).

Diese allgemeine Übersicht kann Organisationen mit sehr vielen SharePoint-Websites dabei helfen, mögliche Problemstellen zu identifizieren. Aber sie ist kein Ersatz für den generellen Use Case einer Übersicht geteilter Dateien.

Anstatt Reports über die Admin-Konsole von SharePoint auszulösen, besteht alternativ die Möglichkeit, eine Übersicht geteilter Dateien über PowerShell oder die Microsoft Graph API abzurufen. Dazu kann entweder der Freigabebericht aus Option 1 mittels des Cmdlets Get-SPOExternalUserSharingReport abgerufen werden oder eine eigene Übersicht von Freigaben erstellt werden.

Um mit eigenen Mitteln zu erheben, welche Personen Zugriff auf welche Dokumente haben, lassen sich Cmdlets wie Get-SPOSiteGroup, Get-PnPFileSharingLink und Get-PnpFolderSharingLink nutzen. Die genaue Struktur des jeweiligen Skripts hängt jedoch von den individuellen Anforderungen und der Nutzung von SharePoint in der eigenen Organisation ab.

Obwohl Microsoft 365 verschiedene Reporting-Tools bereitstellt, um das Teilen von Daten in SharePoint nachzuvollziehen, zeigt sich, dass die mitgelieferten Tools der Aufgabe nicht gewachsen sind: Die vorhandenen Werkzeuge bieten keine angemessene Übersicht geteilter Dateien, die beim Kontrollieren des Zugriffs und Identifizieren möglicher Probleme hilft.

Das Problem der Bordmittel liegt darin, dass diese entweder zu klein oder zu groß konzipiert sind. Berichte für jede einzelne Site abzurufen kostet zu viel Zeit und überflutet Admins mit überflüssigen Informationen. Umgekehrt hilft die Reduktion auf eine Statistik zur Anzahl von Freigabe-Links nicht dabei, konkrete Informationen auf Datei-Ebene zu sammeln.

Glücklicherweise gibt es externe Tools, die genau das leisten, was in Microsoft 365 fehlt: Ein klarer und einfacher Überblick geteilter Daten. Mit den umfangreichen Access Governance Funktionen von tenfold ist das Nachvollziehen von geteilten Dateien ein Kinderspiel!

tenfold bietet eine zentrale Übersicht aller geteilten Inhalte in Teams, OneDrive und SharePoint. Dabei hebt tenfold besonders hervor, wenn sich externe oder abweichende Freigaben unterhalb eines bestimmten Objekts oder Ordners verstecken. Zudem lässt sich das Teilen von Inhalten durch regelmäßige Access Reviews spielend einfach überprüfen. So behalten Sie Freigaben jederzeit im Blick!

Doch das ist nicht alles! tenfold verbindet Data Governance für M365 und Active Directory mit der automatischen Steuerung von Zugriffsrechten – vom User Lifecycle Management über Berechtigungsrollen bis hin zu Freigabeworkflows. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie tenfold 30 Tage kostenlos oder buchen Sie eine persönliche Demo unserer Software.