So funktioniert der Import von HR-Daten in tenfold

tenfold bietet fertige Schnittstellen für gängige HR-Software wie Workday, Personio oder SAP SuccessFactors. Diese Anbindungen sind mit wenigen Klicks installiert und lassen sich bequem über die grafische Benutzeroberfläche von tenfold konfigurieren.

Dabei legen Sie zum Beispiel Regeln für die Zuordnung von Feldern zu Attributen in tenfold fest. Anschließend kann tenfold automatisch alle benötigten Benutzerdaten direkt aus Ihrem HR-System importieren und laufend synchronisieren.

Bei HR-Software, für die keine fertige Anbindung vorhanden ist, bietet tenfold alternativ ein Import-Plugin, das Personaldaten in Form von CSV-Dateien, SQL-Datenbanken oder per REST-Call einlesen kann.

Bei diesem Vorgehen müssen HR-Daten zunächst in einem kompatiblen Format exportiert werden und tenfold liest diese anschließend ein. Dieser Prozess lässt sich über Skripts oder Batch Jobs automatisieren, um HR-Daten durch einen täglichen Export/Import synchron zu halten.

Um die Zuordnung von Feldern und mit dem Import verknüpfte Prozesse vorab zu testen, bietet tenfold einen Simulationsmodus. Dieser zeigt alle Änderungen, die ein Datenimport auslöst, bevor diese tatsächlich umgesetzt werden. Etwaige Probleme beim Mapping von Personenattributen lassen sich so schnell und einfach erkennen – ohne Auswirkungen auf Ihre IAM-Datenbank.

Ein weiteres wichtiges Sicherheitsfeature beim HR-Datenimport ist der Safety Threshold in tenfold. Über dieses Limit legen Organisationen fest, dass Anpassungen an mehr als X Benutzerobjekten auf einmal erst nach Freigabe durch einen Admin durchgeführt werden.

Diese zusätzliche Kontrolle verhindert, dass Fehler beim Datenimport – wie zum Beispiel eine CSV-Datei, bei der eine Spalte fehlt – sofort auf Ihr IAM-System übertragen werden.

Der direkt Import von HR-Daten in Ihr IAM-System bietet eine erhebliche Erleichterung bei der Verwaltung von Benutzern und Berechtigungen. Der Zugriff von Mitarbeitenden kann so automatisch an personelle Veränderungen angeglichen werden. Indem Daten synchron gehalten werden, entfällt zudem die parallele Pflege in mehreren Systemen.

Hier sind einige der wichtigsten Prozesse, die in tenfold durch den Import von HR-Daten angestoßen werden können.

Wird beim Einlesen der HR-Daten ein neuer Mitarbeitender erkannt, erhält die Person von tenfold automatisch alle vorgesehenen Konten und Rechte. Um diesen rollenbasierten Zugriff zu vergeben, legen Sie als Organisation initial fest, welche Zugriffsrechte User abhängig von ihrer Abteilung, Standort und ähnlichen Faktoren benötigen.

Durch die Bereitstellung aller IT-Ressourcen gibt es keine Verzögerungen beim Arbeitsbeginn. Das automatische Onboarding entlastet auch den Helpdesk, da Routinetätigkeiten wie das händische Anlegen von Accounts entfallen.

Wechselt ein Benutzer die Abteilung oder wird er in eine neue Position befördert, wird auch diese Veränderung beim Import des aktuellsten HR-Datensatzes erkannt. tenfold vergibt die neu hinzugekommenen Rechte und entfernt alle nicht mehr benötigten Berechtigungen, die durch den Wechsel entfallen.

Optional lassen sich für Prozesse wie den Abteilungswechsel auch Übergangsfristen festlegen, wenn ein User beispielsweise noch Aufgaben in seiner alten Abteilung abschließen oder Kollegen einweisen soll.

Sollte ein User die Organisation verlassen, entfernt tenfold seine Zugriffsrechte und schließt seine Konten – unter Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinie der Organisation. Das schnelle und vollständige Offboarding ausgeschiedener Benutzer ist entscheidend, damit Sie ungewollte Zugriffe verhindern und die Angriffsfläche Ihrer Organisation verringern. Verwaiste Konten sind ein beliebtes Einfallstor bei Cyberattacken.